Профили на гости и фирми
Профилите в хотелска програма *evolution предлагат възможност за цялостно управление на отношенията с гости и бизнес партньори.
Въвеждайки обща база данни за операции и продажби, хотелска програма *evolution дава възможност да съхранявате цялата информация за гости и бизнес партньори в една изключително мощна профилираща система.
Функциите в модул Профили подпомагат цялостния процес на резервиране и обслужване на гостите като премахват нуждата от търсене и задаване на тарифа, предпочитания за стая и индивидуални изисквания за всеки профил поотделно.
Освен това профилите дават информация за актуалното състояние от гледна точка на програмите за клиентска лоялност, автоматизират бизнес операциите по договорите, съхраняват данни за контакт, история, и статистически данни за гостите.
Договорени тарифи, предпочитания и условия по договори
Профилите съдържат цялата необходима информация свързана с акаунтите – редовни гости, фирми, агенти и тур оператори. По този начин потребителите имат достъп до нея при обработка на резервации, обслужване на гости, фактуриране и всички аспекти на връзката с клиентите.
Определяне на цени и промоции за профили
Гъвкава тарифна система дава възможност да се обхванат всички ценови условия, отстъпки и промоции. Тарифите може да бъдат свързвани с профили на гости, агенти или тур оператори, като по този начин се елиминира възможността за избор на грешна тарифа, разпределение на начисленията, споделяне на стая, или начисляване на пакет или промоция. Разпределените тарифи може да начисляват автоматично следното:
- Сезонни цени
- Уикенд цени
- Различни цени за различни пансиони
- Цени 'двойна за единична'
- Специални условия за деца и допълнителни гости
- Специални отстъпки (напр. “плати 10, вземи 14”)
- “Ранни записвания” (напр. “резервирай преди 1 февруари и ползвай 25% отстъпка”)
- Други отстъпки или надценки
Персонализирана тарифа за определено пристигане
За още по-голяма гъвкавост при обслужване на редовни гости, в резервацията може да бъде обозначена специална цена за определено пристигане. Тя ще да бъде начислена автоматично по сметката на госта/фирмата.
Предпочитания за стая и специално зареждане
Хотелска програма *evolution запазва инструкциите за лични предпочитания, любими стаи, специално зареждане и смяна на стаята с по-висок клас.
Специално зареждане и смяна на стаята с по-висок клас
Схемите за поддръжка улесняват операциите по домакинство и поддръжка, особено когато договорите налагат специално отношение. Тук се задават всички задачи. За адекватно обслужване на всеки гост, схемите за поддръжка може да се свържат с желаните профили. Информацията от тях ще бъде включена в справките за домакинството.
Обработване на депозити
Когато гост, агент или тур оператор внесе депозит, който се използва частично от всяко пристигане, хотелски софтуер *evolution проследява промените по депозита.
Условия за плащане и кредитен статус
Задайте политики за изпращане и плащане за профилите
Задайте статус 'кредитна сметка' на сметките със специален статус. Това ще позволи отложено фактуриране на основни услуги (например за фактуриране на групи или тур оператори с различни специфики). При изпращане на стаите ще се фактурирт само допълнителните услуги. Операциите с кредитни сметки са защитени от права за достъп.
Кредитни лимити и трансфер
Въведете кредитни лимити. Когато неплатените задължения в сметката на профила достигнат определения лимит, тя ще бъде блокирана за по-нататъшни начисления до получаване на плащане или депозит. При опит за начисляване по такава блокирана сметка през ПОС или през хотелска програма *evolution, системата извежда уведомително съобщение.
Сметките на профилите също може да бъдат блокирани за начисления през ПОС или през други външни интерфейси.
Ограничения на манипулациите и достъпа до информация за профилите и сметките
Можете да ограничите напълно достъпа до сметките на избран профил. Така потребителите, на които не е било предоставено право за достъп, няма да виждат или редактират начисленията и цените. Тази функционалност осигурява поверителността на цените по желани сметки.
Контингенти и периоди за освобождаване на контингента (cut-off)
Контингентите по договорите с тур операторите може да се зададат предварително и да се обработят впоследствие, като се вземат предвид всички комбинации от типове стаи, сезони и периоди за освобождаване (cutoff/release).
На основа на информацията от всички въведени контингенти хотелска програма *evolution изчислява прогнозната заетост. В допълнение програмата следи използването на контингентите и уведомява потребителя при резервиране на повече стаи, отколкото са определени в контингента, или при нарушаване на правилата за освобождаването му.
Букинг позиции
Букинг позициите, или обобщената перспективна заетост, която се заявява от тур операторите, може да бъде въведена поотделно за всеки от тях. Системата използва въведените данни, за да изчисли прогнозната заетост на хотела.
Други автоматизирани договорни такси и начисления
Таксите за реклама и останалите подобни такси, договорени с тур операторите, може също да бъдат заложени в профила на всеки оператор, за да се калкулират автоматично при издаване на съответните фактури и инвойси.
Инвойсиране и специални форми за фактури и инвойси
Профилите пазят всички данни за фактури и инвойси.
Те може да се свържат със специални форми за инвойси, например според изискванията на голям международен тур оператор или агент, като са пригодени за групи и лесно сравняване с rooming листа на партньора.
Данни за контакт
Разнообразни полета за данни на госта или бизнес партньора.
- Информация в адресните карти, която се попълва автоматично за редовните гости.
- Пълни данни за контакт – телефонни номера, електронни адреси, факс, имена.
- Фирмени данни, които се попълват автоматично след първото издаване на инвойс или фактура.
- Лесно намиране на профил по данни за контакт или фирмени данни.
История и статистика на профила
Историята на клиента - гост, агент или фирма – може да се провери лесно в съответния профил.
- Подробна история на всички престои на госта.
- Информация за последната използвана стая и цена.
- Обобщена статистика за броя на нощувките, оборота, средната цена и др. през текущата година.
- Сравнение с избрана предходна година.
Връзки с клиенти
- Богатият набор от филтри за търсене в профилите подпомага бързото и лесно съставяне на списъци за рекламни кампании.
- Интеграцията с MS Office и OpenOffice позволява експорт на списъците във формати, подходящи за Mail Merge.
- За по-бърз достъп, файловете, които се изпращат на клиентите, също може да се свържат със съответните профили.
- Потвържденията, фактурите, инвойсите и останалите документи носят логото на хотела и индивидуализиран титул, с което допринасят за професионалния имидж на хотела.
Достъп на профилите за резервиране през уеб сайта на хотела (WBE)
Дайте възможност на профилите – индивидуални или на бизнес партньори - да резервират или да изпращат заявки за резервации през акаунти в уеб страницата на хотела. Акаунтите са защитени с пароли, а всички резервации се базират на наличните свободни ресурси в хотела в момента и се регистрират направо в базата данни на хотелска програма *evolution с всички детайли по тях.
- Лесно активиране. Бързо активиране на акаунта за резервиране през Интернет резервационната система на хотелска програма *evolution само чрез задаване на парола за достъп в профила.
- Договорени тарифи и промоции. Гости, Агенти и Компании виждат и резервират по договорените за тях тарифи или по други тарифи и промоции, предоставени на съответния профил.
- Резервации за една или повече стаи. Както индивидуалните гости, така и по-сложни корпоративни акаунти или агенти може да резервират онлайн. Резервациите може да бъдат за една или повече стаи, както и да включват различен брой гости и различни пансиони за всяка стая.
- Задайте политики за гарантиране и потвърждение. В зависимост от гаранционните политики на профила, заявките за резервации може да бъдат потвърдени автоматично при предоставяне на необходимата гаранция (например кредитна карта за индивидуални гости). Резервациите може и да се потвърдят или откажат ръчно, с едно щракване (например за агенти или корпоративни клиенти с валидни договори). И в двата случая хотелска програма *evolution ще изпрати автоматичен имейл със статуса на резервацията.
- Лична отмяна на резервация. Клиентите може сами да отменят резервациите си като влязат в акаунтите си.
