Резервации и Групи

Индивидуални резервации и независими групи

Бърз резервационен процес

Резервациите в Клок Хотелски Софтуер дават възможност за настройка на самия екран на резервацията, както и на стойностите по подразбиране. Само с няколко щраквания може да създадете резервация за една или множество стаи. 

Резервациите включват :

• Настройка на екрана. Възможност за подреждане на полетата в екрана за резервации и скриване на рядко използваните от тях. 
• Стойности по подразбиране. Може да задавате стойности по подразбиране за важните полета в екрана за хотелски резервации.
• Визуално и Интерактивно. Възможност за създаване на резервации от интеркативните екрани: Свободни стаи и цени, Картите на стаите и етажите, както и от Перспективната заетост.
• Тясна интеграция с профилите на гостите, агентите, туроператорите и компаниите. В зависимост от избрания профил, всички данни въведени в него се прехвърлят в резервацията: тарифа, кой и как ще плаща, гаранционна политика, изисквания към стаята, схема за зареждане на стаята, маркетингова сегментация и друга свързана информация. Данните за фактуриране и информацията за регистъра също се прехвърлят от историята на госта.
• Резервиране с няколко щраквания.  Може да създадете резервация изключително бързо само с най-необходимата информация: име, телефон и период. Ако имате повече детайли, може да въведете изчерпателна информация за профила на госта или фирмата и всички особености на резервацията. Всичко зависи от ситуацията.
• Ръчно или напълно автоматизирано разпределение на номера на стаи. Преди настаняване може ръчно да изберете номер стая за всяка резервация или да ползвате автоматизираните методи отчитащи различни оптимизационни правила при разпределянето на стаите.

Малки независими групи

*evolution е хотелска програма, с която работата с резервации за малки групи от гости за няколко стаи е също толкова лесна, колкото и с индивидуалните резервации.

• Бързо и просто решение за малки групи от няколко стаи под един номер на резервация. Всяка стая получава подномер към основния номер на резервацията (99.1, 99.2, 99.3, ...).
• Няколко резервации с едно лице за контакт или възможност за различни контактни лица за всяка резервация.
• Плащане на депозити и хотелската смета за всички заедно или за всяка резервация поотделно.

Гъвкав процес по резервиране

Не всички запитвания и резервации са прости. По сложните казуси изискват гъвкавост и свобода на резервационния процес и процеса по начисляване на услугите.

• Смяна на стаята. Смяна на стаята всеки ден. Планиране на смяната на стаята за бъдещи дати.
• Замяна на резервирания тип стая с по-скъп. При липса на свободни стаи гостите може да се настанят в по-висок клас стая на цената на резервирания. Всичко това със съответните права на достъп и отразено в контролните справки.
• Договорени цени. Може да договорите конкретна цена за определена резервация. Хотелската програма ще вземе предвид договорената цена при автоматичното начисление на услуги, като отрази събитието в специалните справки за контрол на цените. Бихте могли дори да зададете различни цени за всеки един от дните на престоя.
• Ранни или късни пристигания. Ако определени гости пристигат в необичаен час, програмата за хотелски резервации ще вземе това предвид при разпределението на номера на стаи, както и ще защити резервацията от анулиране поради непристигане.  
• Различни пансиони. Ако е необходимо, в резервацията може да се зададат различни пансиони за всеки гост и всеки ден от престоя.
• Изисквания за стаята. Всякакви изисквания на госта за стаята му, като например нисък етаж и изглед, може да бъдат записани в резервацията. *evolution на Клок Хотелски Софтуер ще вземе предвид тези изисквания при автоматичното или ръчно разпределение на стаи по резервациите.
• VIP обслужване. Ако предоставяте някакви други персонализирани услуги, като осигуряване на транспорт, покупка на билети за събития или нещо друго, може да създадете Задача за служителите си и да я свържете с конкретна резервация. В точния момент тя ще напомни и ще помогне да организирате процеса и да посочите отговорниците за нея. Ако гостите имат специални изисквания по отношение на зареждането на стаята, като например шампанско, плодове или цветя, програмата автоматично ще включи тези изисквания в справките за домакинството за зареждането, за да не бъдат пропуснати.
• Различни данни за гостите в една стая. Ако гостите настанени в една стая имат коренно различни данни, като например: различна продължителност на престоя, агент или компания, данни за фактуриране и други, можете да използвате функциите за споделяне на стая. Те позволяват да създадете различна резервация за всеки от гостите и да ги настаните в една и съща стая.
• Complementary резервации. VIP гостите може да бъдат настанявани с две нива на комплиментарно обслужване: нощувките или всички услуги. Всички начисления по тези резервации не се заплащат от гостите и могат да бъдат проследени и контролирани по специални сметки.
• Депозити и Авансови плащания. *evolution е хотелска програма, която обработва депозитите свързани с гарантиране на резервации. При приключване на сметката на госта депозитите се приспадат от сумата на ползваните услуги. Възможно е също така да издадете фактура за приетия депозит, за да се тълкува той като авансово плащане.

Групови резервации

В *evolution от Клок Хотелски Софтуер може по лесен и ефективен начин да управлявате груповите резервации на агенти или компании.

• Еднакви или различни параметри за всяка стая. Параметрите на всички стаи от групата може да са еднакви или всяка да има различен престой, тип стая, брой на гостите, пансион или нещо друго.
• Едновременно настаняване и изпращане. Резервациите от една група може да се настанят и изпратят заедно само с едно щракване, или да се обработят една по една.
• Обща фактура или отделни фактури. Групова фактура може да бъде издадена на и платена от групов платец, или всяка стая може сама да плати нощувките си и да получи документ за това.
• Добавяне / Изваждане на стаи. Стаи лесно и бързо могат да бъдат включвани или изключвани от групата.

Гарантиране и Анулация

*evolution от Клок Хотелски Софтуер управлява ефективно жизнения цикъл на резервациите чрез функциите по гарантиране и анулация.

• Гаранционна политика и депозит. Хотелската програма поддържа множество дефинирани от Вас гаранционни политики, които определят различни начини за гарантиране на резервациите. Всяка политика дефинира нуждата от депозит и неговият размер, както и различните крайни срокове.
• Връзка между профила и гаранционната политика. Всеки профил може да има гаранционна политика, така че тя да се вземе предвид автоматично, когато се създават резервации за него. Същата гаранционна политика важи и за резервациите създадени през хотелския уеб сайт от този профил.
• Изтичащи потвърждения. Списък с всички резервации, които не са гарантирани в указаните крайни срокове. Възможност за анулиране на всички такива резервации заедно.
• Депозити. Регистриране на получените депозити със или без издаване на фактура, в зависимост от счетоводната Ви политика. Депозитите се приспадат автоматично от хотелската сметка при изпращане на госта.
• Потвърдителни писма. Печат на Потвърдителни писма, Запитвания и Анулации, всички носещи хотелско лого и на различни езици.
• Но-шоу автоматична обработка. Настройваеми условия за автоматично анулиране на непристигналите резервации.