Profili gostiju i tvrtki
Profili u *evolution sustavu omogućuju opsežno upravljanje odnosima s gostima i poslovnim partnerima.
*evolution platforma sa svojom jednom, zajedničkom (za razne operacije i prodaju) bazom podataka omogućava skupljanje i pohranu svih važnih podataka vezanih za goste i poslovne partnere u posebni izrazito moćni sustav pofila.
Funkcionalnost profila može Vam pomoći tijekom rezerviranja ili pri pružanju usluga gostima eliminirajući potrebu za ručnom pretragom, pritom ulazeći na profile cijena, željenu sobu i specijalne tretmane.
Profili također ističu informacije o trenutačnom stanju bodova ukoliko je gost ili partner prijavljen u program nagrađivanja odanosti. Automatiziraju poslovanje na temelju ugovora, pohranjuju informacije o kontaktima i fakturiranim podacima, te davaju uvid u povijest profila gosta ili partnera kao i statistiku.
Dogovorene cijene, pogodnosti i ugovorni uvjeti
Profili skupljaju i spremaju sve održive informacije na računima; redovnih gostiju, tvrtki, agenta i tour operatora. Pomoću informacija iz profila, djelatnici dobivaju moćnu potporu za svaku ponuđenu uslugu, bilo da govorimo o rezerviranju, usluživanju gostiju, fakturiranju ili procesima vezanim za bodovanje kroz posebni program za nagrađivanje odanosti gosta (loyalty program).
Određivanje cijena i promocija za profile
Fleksibilni sustav cijena Vam omogućava uvid u sve cijene kao i sva stanja popusta i promocija. Cijene mogu biti povezane s profilima gosta, agenta ili tour operatora, pritom eliminirajući ikakvu mogućnost za pogrešnu cijenu, usmjeravanje, dodjelu sobe, aranžmana ili postavljanje promocije. Određene cijene mogu automatski postati:
- Sezonske cijene
- Vikend cijene
- Različite cijene za puni pansion/polupansion
- Pojedinačne cijene
- Posebni popusti za djecu i dodatne goste
- Posebni popusti (npr. plati 10, dobiješ 14)
- “Early birds” (npr. “ako rezervirate do 01. veljače imate pravo na 25% popusta)
- Druge vrste popusta ili naknada
Prilagođene cijene za određeni dolazak
Prilagođena cijena ponuđena za određeni dolazak može biti naznačena direktno prilikom rezerviranja i automatski postavljena na račun gosta ili tvrtke nudeći pritom daljnju fleksibilnost pri usluživanju redovnih gostiju.
Dobivanje željenih soba i naputak za posebni tretman
*evolution platforma pohranjuje sve održive upute vezane za posebne želje, najdraže sobe, tretmane i nadogradnje sobe (room upgrade).
Posebno održavanje soba i njihova poboljšanja
Funkcija „Maintenance schedule“ ili „Raspored održavanja“ pomaže u slučajevima kad uvjeti ugovora zahtjevaju posebne pripreme u domaćinstvu i održavanju. Tu su definirane sve potrebne dužnosti. Povezivanje rasporeda održavanja i profila omogućava prijenos informacija na izvješća domaćinstva i tako osigurava pravilan tretman i uslugu gosta.
Procesuiranje pologa (depoziti)
*evolution može pratiti dopune za polog u slučajevima kad gost, agent ili tour operator uplati polog koji se koristi djelomično ili u cijelosti po svakom dolasku.
Uvjeti plaćanja i status kredita
*evolution platforma omogućava posebne postavke u profilu spremne za odjavu gosta i naćin plaćanja.
Taođer, pripisuje stanje kreditnih računa na posebne uvjete računa; dopuštajući odgođeno fakturiranje za troškove soba (kao npr. fakturiranje za grupu ili touroperatora gdje se određene karkteristike trebaju uzeti u obzir) i jedino izdaje račune za dodatne usluge prilikom odjave svake sobe. Poslovanje sa kreditnim računima je ograničeno razinom prava pristupa predodređenih djelatnika.
Limiti kredita i transfer
*evolution platforma uvodi ograničenja na kredite. Nakon što se neplaćeni dodaci skupe na računu profila dosežući predodređeno ograničenje, račun će biti blokiran za ijedan daljnji dodatak sve do uplate pologa ili cjelokupne uplate. Posebna obavijest biti će dostavljena pri svakom pokušaju novog dodatka kroz cijelu *evolution platformu, putem povezanih blagajni (POS-a) ili drugih sučelja.
Račun profila može u potpunosti biti blokiran za sve dodatke POS-a ili drugih sučelja.
Obrađivanje i ograničenja pristupa podacima računa. Cjelokupni pristup za obradu pojedinih računa profila može biti ograničen. U slučaju da je ograničenje ovakve vrste pripisano profilu, korisnici koji nisi imali pripisana prava obrade neće moći vidjeti ili promijeniti troškove i cijene. Ova funkcija je kreirana ponajviše zbog povjerljivosti cijena za određene račune.
Dodjela alotmanskih soba i rokovi najave (cut-off, release periods)
Dodjela soba iz alotmanskih ugovora sa tour operatorima može biti unaprijed određena i sukladno tome automatski obrađena, uključujući sve kombinacije vezane za vrstu sobe, cijena, popusti te važne rokove najave (cut-off, release periods). Pomoću raznih kombinacija, *evolution sustav izračunava prognozu popunjenosti na temelju svih registriranih dodjela (alotmana) i njihovih rokova najave. Također, prati iskorištenost dodjeljenih alotmana i upozorava korisnika u slučajevima prebukiranih dodjela ili kršenja ograničenja rokova najave.
Prognoza odnosno stanje alotmana (Booking positions)
Prognoza rezervacija za alotmane (sažetak očekivane popunjenosti) redovno poslan od strane touroperatora može biti odvojeno upisan za svakog touroperatora. Sustav koristi ove podatke za izračun prognoze popunjenosti hotela.
Ostale automatske ugovorne naknade i dodaci
Popusti za oglašavanje ili slične marketinške naknade ugovorene s touroperatorima mogu biti postavljene na svakom alotmanskom profilu i automatski izračunate prilikom izdavanja računa odgovarajućeg operatora.
Detalji oko fakturiranja i posebne vrste računa
Profili pohranjuju sve detalje vezane za fakturiranje profila. Pritom, mogu biti pripisane i posebne vrste formata računa, kao npr. posebne vrste računa u skladu s vodećim internacionalnim touroperatorima i agentima, optimizirane za grupe i uspoređene sa njihovim popisom soba (Rooming Lists).
Kontakt informacije
*evolution raspolaže sa raznolikim poljima za spremanje podataka za gosta ili poslovnog partnera.
- Automatski ispunjeni podaci na karticama adresa za redovne goste.
- Puni kontakt podaci -telefoni, e-mailovi, faks, imena za kontakt
- Podaci o tvrtki automatski popunjeni nakon prvog izdanog računa.
- Laka pretraga profila prema kontaktu ili podacima tvrtke.
Povijest profila i statistike
Povijest klijenta, bilo to gosta, agenta ili tvrtke može biti jednostavno provjerena za odgovarajući profil.
- Detaljni podaci o povijesti svih posjeta gostiju.
- Podaci o zadnjoj korištenoj sobi i cijeni.
- Sažetak statistika o broju noćenja, ukupnom prihodu, prosječnoj cijeni, i sl., tijekom tekuće godine.
- Usporedba i razlika s određenom prethodnom godinom.
Odnosi s gostima
- Široki spektar filtera za pretrage profila omogućava jednostavno sastavljanje liste ciljanih grupa (klijenata) za e-mail kampanje.
- Integracija sa MS Office i OpenOffice omogućava izvoz lista u formatima prikladnim za skupna pisma.
- Datoteke poslane klijentima mogu biti povezane s odgovarajućim profilima radi lakšeg pristupa.
- Potvrdna pisma, računi i ostala dokumentacija nose logo hotela i prilagođeno zaglavlje, što uvelike ukazuje na profesionalnost hotela.
Pristup profilu za rezervacije preko Vaše Web stranice (WBE)
Omogućava Vašim klijentima; individualnim i poslovnim partnerima rezervacije ili slanje rezervacijskih upita na svoj račun putem predodređene zaštitne šifre (PIN) kroz Vašu hotelsku web stranicu. Svi rezervacijski upiti se temelje na trenutnoj dostupnosti, u stvarnom vremenu te su direktno upisani u *evolution hotelsku bazu podataka, skupa sa ostalim relevantnim podacima.
- Jednostavna aktivacija. Brza aktivacija računa za svaki profil putem *evolution WBE za registrirane račune se odvija jednostavnim unošenjem pristupne šifre profila.
- Ugovorene cijene i promocije. Gosti, agenti i tvrtke vide i prave rezervacije prema ugovorenim cijenama ili prema drugim dostupnim cijenama i promocijama prikladnim odgovarajućem profilu.
- Rezervacije za jednu sobu ili više soba. On-line rezervacijski sustav na Vašim web stranicama je dostupan kako za individualne goste tako i za složenije rezervacijske račune korporativnih klijenata ili agenta. Rezervacije je moguće napraviti za više soba i gosta te je moguće koristiti puni pansion ili polupansion odvojeno za svaku sobu.
- Pripisuje garantne i potvrdne police. Ovisno o garantnim policama odgovarajućeg profila, rezervacijski upiti mogu biti automatski potvrđeni, ako je pružena tražena garancija. (npr. garancija kreditnom karticom za individualne goste) ili ručno potvrđeni ili odbijeni jednim klikom (npr. u slučaju agenta ili korporativnih klijenata sa valjanim ugovorima). U oba slučaja, *evolution platforma šalje automatsku e-mail poruku skupa sa ažuriranim statusom rezervacije.
- Samootkazivanje. Vaši klijenti mogu otkazati svoje rezervacije prijavom na svoje WEB račune.
